fbpx

Hulp bij tijd management – Timeular

 In Articles
W

anneer je voor je werk veel tijd spendeert achter een pc, dan is het contrast tussen jouw fysieke en je digitale activiteit gedurende de dag waarschijnlijk groot ;). Terwijl je gemiddeld 7,5 uur per dag op een bureaustoel zit, voer je ontzettend veel uiteenlopende taken uit. Of het nu om Excel, e-mail, WordPress, Hubspot (en ga zo maar door) gaat, je switched zonder moeite van de ene naar de andere taak.

Gezien de vluchtigheid van de activiteiten, kan het dan ook lastig zijn om aan het einde van de dag spits te krijgen hoeveel uur je nu exact aan elke taak hebt besteed. Als je deze uren vervolgens moet door-factureren naar jouw klant, cliënt of patiënt, dan wil je uiteraard niet het risico lopen dat je te veel (of te weinig) uren rekent voor je werkzaamheden.

De oplossing zou buiten mijn scherm moeten liggen, een soort stopwatch systeem waarmee ik verschillende taken aan of uit kan zetten. Hoe relaxed zou dat zijn?

Van tool naar tool
In het verleden maakte ik gebruik van Google Calendar om vooraf taken in te plannen en op deze manier mijn uren bij te houden. Echter bleek dit geen effectieve methode, aangezien het regelmatig gebeurt dat een klant onverwachts opbelt, of dat een collega naast je komt zitten met een vraag. De planning die je voor ogen had wordt niet gehaald en uiteindelijk moet je alsnog alle tijdblokken verschuiven en nagaan hoeveel tijd je nu daadwerkelijk aan die ene taak kwijt bent geweest.

Tijdens mijn zoektocht naar een geschikte manier om mijn gewerkte uren per taak bij te houden heb ik verschillende digitale oplossingen geprobeerd, maar op de een of andere manier werkte het voor mij simpelweg niet. Ik moest namelijk bij het wisselen van taak altijd terug naar het dashboard van de digitale tool, daar de taak afsluiten en een nieuwe taak starten. Het onderbrak mijn workflow op een dusdanige manier, dat ik deze oplossingen op den duur niet meer gebruikte (althans, niet meer voor timetracking/tijdmanagement doeleinden). De oplossing zou buiten mijn scherm moeten liggen, een soort stopwatch systeem waarmee ik verschillende taken aan of uit kan zetten. Hoe relaxed zou dat zijn?

Hey, dat is handig!
Toen zag ik vorig jaar een Kickstarter project voorbij komen, genaamd Timeular. Timeular is een fysieke unit met 8 zijden in de vorm van een ruit. Aan elke zijde kan je een taak toewijzen, geheel naar eigen invulling. Het maakt niet uit wat je erop schrijft, want in de dashboard app op je PC of laptop heb je tevens de volledige vrijheid om de taak te hernoemen. Dit hoef je overigens maar één keer te doen. Heb je de vlakken aan een taak toegewezen, dan kun je het dashboard sluiten en beginnen met tracken.
Het project heeft op Kickstarter meer dan 400% van het beoogde doelbedrag opgehaald. Blijkbaar zijn er waren mensen met hetzelfde probleem als ik!

Als je de Timeular bestelt krijg je een aantal stickervellen met stickers van de meest voorkomende taken. Denk bijvoorbeeld aan een telefoontje, verschillende social icoontjes, een groepje mensen (meeting), een envelopje voor e-mail en ga zo maar door. Daarnaast krijg je er een stift en gum bij. Wil je een taak toevoegen die niet met een sticker te omschrijven is, dan kun je zelf met stift jouw taak of klant op de unit zetten en deze taak invoeren in de Timeular Dashboard app. Heb je dit gedaan, dan hoef je alleen de unit met de betreffende taak naar boven op je bureau te leggen en hij begint met tracken.

De Timeular is inmiddels verweven met mijn workflow. Je kunt de tracker vanuit de doos tevens integreren met externe kalenders, zoals bijvoorbeeld iCal. Daarnaast kun je gebruik maken van een open API. Dus ben je handig in programmeren, dan kun je de Tracker aan praktisch elke software-applicatie koppelen.

Recommended Posts

Leave a Comment